Praktische informatie secretaris

De secretaris heeft een belangrijke rol. Hieronder vind je allerlei informatie die voor de secretaris van belang is.

Webmail

Alzheimer Nederland heeft voor elke afdeling een webmail adres beschikbaar. Bij het aantreden van de nieuwe secretaris worden de inloggegevens aan je verstrekt. Alle communicatie vanuit het landelijk bureau verloopt via email. Aan de secretaris de taak om berichten te verspreiden naar de juiste persoon, waar nodig te agenderen voor de bestuursvergadering en te archiveren. 

De link voor webmail is http://webmail.alzheimer-nederland.nl. Meer informatie over het gebruik van webmail vind je via de help functie of via http://help.outlook.com/nl.

Aanmelden nieuwe vrijwilliger

De secretaris is verantwoordelijk voor het aanmelden van nieuwe vrijwilligers verbonden aan de afdeling.
Gebruik hiervoor het aanmeldformulier
Met ingang van het nieuwe Relatiebeheerprogramma Nexios (invoerdatum mei 2018) zal de werkwijze iets wijzigen. Het aanmeldformulier blijft wel van kracht, maar de handelingen die de secretaris moet verrichten zullen veranderen. Elke secretaris wordt hierover ingelicht en bijgeschoold in regionale bijeenkomsten die gepland staan in mei en juni 2018. Kijk hiervoor in de agenda.

Registratie afdelingsvrijwilligers

Een actueel gegevensbestand is voor de afdelingen maar ook voor Alzheimer Nederland van groot belang. Alzheimer Nederland registreert sinds 2012 de gegevens van vrijwilligers in haar database Plexus. Wij vragen de secretarissen om nieuwe vrijwilligers en mutaties per mail door te geven.

Om zorg te dragen voor een correcte registratie van vrijwilligers is het van belang gebruik te maken van het  aanmeldfomulier nieuwe vrijwilligers . De vrijwilliger kan dit formulier zelf invullen en aan jou terug sturen. Jij mailt het inschrijfformulier naar: vrijwilligers@alzheimer-nederland.nl

Zodra ons nieuwe CRM Nexios geinstalleerd is (mei/juni 2018), wordt de procedure anders.

Webwinkel materialen

De secretaris bestelt in deze webwinkel materialen voor het bestuur zoals briefpapier, informatiefolders, brochures en pr-materiaal. De Alzheimer Cafés hebben over het algemeen een eigen bestelgemachtigde die materialen bestelt voor het Alzheimer Café. Dit is de link naar de webwinkel materialen. 

Om in te loggen heb je een toegangsnaam en wachtwoord nodig. Die heb je per mail ontvangen.
De webwinkel materialen helpt je vanzelf door de bestelprocedure. Bestellingen ontvang je binnen vijf werkdagen op het besteladres. 
Briefpapier en enveloppen kun je elk kwartaal bestellen. 

Webwinkel Drukwerk

Dit is de directe link naar de webwinkel.
Log in met jouw e-mail en wachtwoord. NB: deze inloggegevens zijn niet hetzelfde als die van de webwinkel materialen. Als je je wachtwoord vergeten of kwijt bent klik je op 'Wachtwoord vergeten' en je krijgt een nieuwe wachtwoord naar jouw inlog e-mail adres toegestuurd. 
Er is een instructie webwinkel drukwerk om het drukwerk te maken met daarin tevens de bestelprocedure en deadlines. 

Afdelingsbrochure
De afdelingsbrochure is informatief en beschrijft de activiteiten van de afdeling en geeft informatie over dementie en Alzheimer Nederland. Er zijn jaarlijks twee momenten waarop je de afdelingsbrochure kunt maken en bestellen: 1 februari en 1 augustus.

Het programma en de instructie leiden je per pagina door het proces heen, je kunt teksten en wijzigingen invoeren. Tip: sla na elke pagina de wijzigingen op. Na het doorlopen van alle stappen wordt jouw bestelling klaargezet. Na de deadline controleren we de folder op inhoud. 
Voor vragen over de afdelingsbrochure neemt je contact op met Karin van der Velden, secretariaat afdelingen, via secretariaat@alzheimer-nederland.nl of 033 - 3032551 (ma., di. en donderdag).

Visitekaartjes
Voor bestuursleden die veel externe contacten hebben is het mogelijk om visitekaartjes op naam te bestellen in de webwinkel drukwerk. Voor de andere bestuursleden kunnen algemene visitekaartjes besteld worden met de gegevens van de afdeling. Meer informatie en de deadlines lees je in de instructie.

Archivering afdelingsstukken

De secretaris beheert het afdelingsarchief. Alleen stukken of documenten die de afdeling zelf heeft gemaakt moeten (digitaal) gearchiveerd worden. Verslagen, vergaderstukken, het activiteitenplan, de begroting en andere financiële stukken archiveer je het makkelijkst op jaartal en datum. Ingekomen stukken kun je een postnummer geven en onder het overzicht van ingekomen post archiveren. Een voorbeeld van een postlijst

Stukken die je ontvangt van Alzheimer Nederland hebben een nummer en worden op het landelijk bureau gearchiveerd. Belangrijke brieven zijn de kaderbrief en de brief met het toegekende jaarbedrag.

Stukken van de afdelingen dienen zeven jaar bewaard te worden.

TIP: maak regelmatig een back-up van je digitale archief.