Praktische informatie secretaris

De secretaris heeft een belangrijke rol. Hieronder vind je allerlei informatie die voor de secretaris van belang is.

Webmail

Alzheimer Nederland heeft voor elke afdeling een web-mailadres beschikbaar (naam afdeling @alzheimer-nederland.nl). De nieuwe secretaris ontvang bij aantreden de inloggegevens van de oude secretaris. We vragen dringend om het wachtwoord z.s.m. te veranderen. Alle communicatie vanuit het landelijk bureau verloopt via dit emailadres. Aan de secretaris de taak om berichten te verspreiden naar de juiste persoon, waar nodig te agenderen voor de bestuursvergadering en te archiveren. 

Aan dit adres is ook OneDrive gekoppeld. In de OneDrive kan je de administratie van de afdeling bijhouden en de bestuursstukken met het bestuur delen. Kijk voor praktische tips in de handleiding Onedrive. De link voor webmail is http://webmail.alzheimer-nederland.nl.

Aanmelden nieuwe vrijwilliger

De secretaris is verantwoordelijk voor het aanmelden van nieuwe vrijwilligers verbonden aan de afdeling. Gebruik hiervoor het aanmeldformulier. De secretaris verwerkt de gegevens in Nexios. Kijk hier voor meer informatie.
 

Registratie afdelingsvrijwilligers

Een actueel gegevensbestand is voor de afdelingen maar ook voor Alzheimer Nederland van groot belang. Alzheimer Nederland registreert de gegevens van vrijwilligers in Nexios Vrijwilligers. Kijk hier voor meer informatie. Nieuwe vrijwilligers ontvangen na registratie in Nexios vanuit het hoofdkantoor een welkomsbericht met algemene informatie over het vrijwilligerswerk van Alzheimer Nederland. Afhankelijk van defunctie ontvangen zij nog functie specifieke documentatie. Vrijwilligers die uitgeschreven worden ontvangen van Alzheimer Nederland een korte eind-enquête.

Webwinkel materialen

De secretaris bestelt in deze webwinkel materialen voor het bestuur zoals briefpapier, informatiefolders, brochures en pr-materiaal. De Alzheimer Cafés hebben over het algemeen een eigen bestelgemachtigde die materialen bestelt voor het Alzheimer Café. Dit is de link naar de webwinkel materialen. 

Om in te loggen heb je een toegangsnaam en wachtwoord nodig. Die heb je per mail ontvangen.
De webwinkel materialen helpt je vanzelf door de bestelprocedure. Bestellingen ontvang je binnen vijf werkdagen op het besteladres. 
Briefpapier en enveloppen kun je elk kwartaal bestellen. 

Webwinkel Drukwerk

Dit is de directe link naar de webwinkel drukwerk. Vanaf augustus 2018 is het verplicht om bij het inloggen bij de webwinkel drukwerk een eigen wachtwoord toe te kennen. Log in met het verstrekte mailadres, kies voor wachtwoord vergeten. Er volgt een mail (op het ingevoerde mailadres) met de mogelijkheid om het wachtwoord aan te passen. NB: deze inloggegevens zijn niet hetzelfde als die van de webwinkel materialen. De algemene toelichting Webwinkel drukwerk vind je hier.

Afdelingsbrochure
De afdelingsbrochure is informatief en beschrijft de activiteiten van de afdeling. De werkbeschrijving van de Afdelingsbrochure beschrijft stap voor stap het proces voor het invoeren van teksten en afbeeldingen. We adviseren om deze Afdelingsbrochure altijd samen met de brochure Dementie? En nu? van Alzheimer Nederland te verspreiden.

Na het doorlopen van alle stappen wordt jouw bestelling klaargezet. Na controle van de inhoud wordt de bestelling definitief gemaakt. 
Voor vragen over de afdelingsbrochure neemt je contact op met Karin van der Velden, secretariaat afdelingen, via secretariaat@alzheimer-nederland.nl of 033 - 3032551 (ma., di. en donderdag).

Visitekaartjes
Voor bestuursleden die veel externe contacten hebben is het mogelijk om visitekaartjes op naam te bestellen in de webwinkel drukwerk. Voor de andere bestuursleden kunnen algemene visitekaartjes besteld worden met de gegevens van de afdeling. Aan het eind van het kwartaal worden de visitekaartjes gedrukt en verspreid.

Archivering afdelingsstukken

De secretaris beheert het afdelingsarchief. Alleen stukken of documenten die de afdeling zelf heeft gemaakt moeten (digitaal) gearchiveerd worden. Verslagen, vergaderstukken, het activiteitenplan, de begroting en andere financiële stukken archiveer je het makkelijkst op jaartal en datum. Ingekomen stukken kun je een postnummer geven en onder het overzicht van ingekomen post archiveren. Een voorbeeld van een postlijst.

Stukken die je ontvangt van Alzheimer Nederland hebben een nummer en worden op het landelijk bureau gearchiveerd. Belangrijke brieven zijn de kaderbrief en de brief met het toegekende jaarbedrag.

Stukken van de afdelingen dienen zeven jaar bewaard te worden.

Let op: archiveer geen documenten op je privé computer maar gebruik altijd OneDrive, in verband met de privacy wetgeving. Maak per jaar een archiefmap in je afdelings OneDrive.