Collecte en de AVG

In mei en juni 2018 was er vrij veel te doen over de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), oftewel de privacywet. In de loop van 2019 krijgen we een nieuw CRM-systeem waarin jullie als organisatoren en coördinatoren direct kunnen werken. Er hoeven daardoor geen bestanden meer op en neer gestuurd te worden. Bovendien hebben jullie altijd inzicht in aanmeldingen van nieuwe collectanten en kunnen jullie kijken of mutaties goed verwerkt zijn. Eventuele aanpassingen kunnen ook direct worden doorgevoerd. Tot het nieuwe CRM-systeem is geïmplementeerd, werken we nog met collectantenbestanden die op jouw eigen computer staan. Voor de duidelijkheid willen wij jullie nogmaals wijzen op de eisen die aan deze bestanden worden gesteld.  We krijgen ook regelmatig vragen welke fysieke gegevens jullie als coördinatoren en organisatoren moeten bewaren. Alle gegevens die niet te herleiden zijn naar personen, zoals stratenplannen, mogen onbeperkt worden bewaard zolang er geen namen, adressen, telefoonnummers en mailadressen bij staan. De kopieën van de collectestaten en het stortingsbewijs moeten 7 jaar worden bewaard. De collectantenbladen moeten 1 jaar bewaard worden, daarna moeten ze worden vernietigd. Je mag papieren met persoonsgegevens niet zomaar weggooien, dus doe ze in een papierversnipperaar of verscheur het tot heel kleine stukjes zodat de gegevens niet meer leesbaar zijn.

Do's en don'ts voor collectevrijwilligers

1. Beheren van persoonsgegevens van collectevrijwilligers

  • Beheer persoonsgegevens van collectanten in een met een wachtwoord beveiligd Excelbestand
  • Per Coördinator of Organisator mag alleen het meest actuele collectantenbestand op de computer bewaard worden

Let op:

  • Documenten mogen niet op USB-sticks of externe harde schijven opgeslagen worden
  • Documenten mogen niet in een privé cloud opgeslagen worden (zoals DropBox, Google Drive)
  • Gegevens mogen niet worden bijgehouden in privé mailprogramma’s (waaronder Gmail, Yahoo, Hotmail)

2. Registreren van nieuwe collectevrijwilligers

  • Noteer de gegevens van nieuwe collectevrijwilligers alleen op de wervingsflyer van Alzheimer Nederland
  • Geef nieuwe collectevrijwilligers direct door aan het Collectebureau

Let op:

  • U mag alleen die persoonsgegevens registreren, die echt nodig zijn voor het organiseren van de collecte. Gebruik daarom alleen de wervingsflyer van Alzheimer Nederland.
  • Geef nieuwe gegevens telefonisch door aan het Collectebureau of aan uw Relatiebeheerder, of stuur het met wachtwoord beveiligde Excelbestand via e-mail. Vernietig daarna het aanmeldformulier.

3. Actualiseren van gegevens

  • Verwijder persoonsgegevens van gestopte vrijwilligers direct uit uw Excelbestand
  • Alzheimer Nederland houdt de gegevens van collectevrijwilligers in haar relatiebeheersysteem actueel. Daarvoor sturen we u 1x per jaar een nieuwe collectantenlijst ter controle. Verwerk hierop wijzigingen in persoonsgegevens zo snel mogelijk en stuur het overzicht beveiligd retour, opdat Alzheimer Nederland het kan verwerken in het relatiebeheersysteem. Op deze manier actualiseren we in ieder geval 1x per jaar alle persoonsgegevens.

4. Delen van persoonsgegevens

  • Gegevens van collectevrijwilligers mogen niet zonder hun toestemming met anderen worden gedeeld.

Let op:

  • Toestemming moet worden geregistreerd in een contactmoment in het relatiebeheersysteem van Alzheimer Nederland; geef dit dus direct door aan het Collectebureau.

5. Gebruik van e-mail

  • Verstuur geen persoonsgegevens via e-mail
  • Zet geadresseerden met een privé e-mailadres altijd in de bcc
  • Als u uw Exceldocument met collectanten, beveiligd met een wachtwoord, per e-mail verstuurt, verstuur dan het wachtwoord per SMS of per telefoon (en niet per e-mail).

6. Melden van een datalek

Heeft u uw laptop verloren waarop gegevens van de collecte van Alzheimer Nederland staan, bent u papieren of bestanden met persoonsgegevens kwijt, bent u gehackt, of heeft u e-mailadressen per ongeluk niet in de bcc gezet? Meld dit zo snel mogelijk bij het Collectebureau en/of uw Relatiebeheerder! Dan kan Alzheimer Nederland direct actie ondernemen.