Collecte en de AVG

In mei en juni 2018 was er vrij veel te doen over de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), oftewel de privacywet.  Sinds juni 2019 Hebben we een nieuw CRM-systeem waarin jullie als  wijkhoofden en coördinatoren direct kunnen werken. Er  mogen vanaf dat moment geen bestanden meer op en neer gestuurd worden. Bovendien hebben jullie altijd inzicht in aanmeldingen van nieuwe collectanten en kunnen jullie kijken of mutaties goed verwerkt zijn. Eventuele aanpassingen kunnen ook direct worden doorgevoerd. Alle collectantendocumenten die tot dat moment op je eigen computer stonden moeten nu verwijderd worden. We krijgen regelmatig vragen welke fysieke gegevens jullie als coördinatoren en wijkhoofden moeten bewaren.

  • Alle gegevens die niet te herleiden zijn naar personen, zoals stratenplannen, mogen onbeperkt worden bewaard zolang er geen namen, adressen, telefoonnummers en mailadressen bij staan.
  •  De kopieën van de collectestaten en het stortingsbewijs moeten 7 jaar worden bewaard.
  • De collectantenbladen moeten 1 jaar bewaard worden, daarna moeten ze worden vernietigd.
  • Je mag papieren met persoonsgegevens niet zomaar weggooien, dus doe ze in een papierversnipperaar of verscheur het tot heel kleine stukjes zodat de gegevens niet meer leesbaar zijn.

Do's en don'ts voor collectevrijwilligers

1. Beheren van persoonsgegevens van collectevrijwilligers

  • Beheer persoonsgegevens van collectanten  alleen in Nexios Collecte

Let op:

  • Documenten mogen niet op USB-sticks of externe harde schijven opgeslagen worden
  • Documenten mogen niet in een privé cloud opgeslagen worden (zoals DropBox, Google Drive)
  • Gegevens mogen niet worden bijgehouden in privé mailprogramma’s (waaronder Gmail, Yahoo, Hotmail)

2. Registreren van nieuwe collectevrijwilligers

  • Voer de gegevens van nieuwe collectevrijwilligers  direct in Nexios Collecte in.

Let op:

  • U mag alleen die persoonsgegevens registreren, die echt nodig zijn voor het organiseren van de collecte. Gebruik daarom voor het inventariseren alleen de wervingsflyer van Alzheimer Nederland.
  • Registreer die persoonsgegevens daarna direct in Nexios Collecte en vernietig het aanmeldformulier.

3. Actualiseren van gegevens

  • Alzheimer Nederland houdt de gegevens van collectevrijwilligers in haar relatiebeheersysteem actueel.

4. Delen van persoonsgegevens

  • Gegevens van collectevrijwilligers mogen niet zonder hun toestemming met anderen worden gedeeld.

Let op:

  • Toestemming moet worden geregistreerd in het relatiebeheersysteem van Alzheimer Nederland; geef dit dus direct door aan het Collectebureau.

5. Gebruik van e-mail

  • Verstuur geen persoonsgegevens via e-mail
  • Zet geadresseerden met een privé e-mailadres altijd in de bcc

6. Melden van een datalek

Heeft u uw laptop verloren waarop gegevens van de collecte van Alzheimer Nederland staan, bent u papieren of bestanden met persoonsgegevens kwijt, bent u gehackt, of heeft u e-mailadressen per ongeluk niet in de bcc gezet? Meld dit zo snel mogelijk bij het Collectebureau en/of uw Relatiebeheerder! Dan kan Alzheimer Nederland direct actie ondernemen.