Gebruik bankrekening

Stichting Alzheimer Nederland heeft bij de Rabobank in Amersfoort voor alle afdelingen een eigen bankrekening die zij gemachtigd is te gebruiken. Een (nieuwe) penningmeester krijgt een volmacht voor het doen van financiële handelingen tot een bedrag van €5000 en een bankpas.

Verlenen machtiging aan de penningmeester

Door gewijzigde (aangescherpte) wet- en regelgeving is er een en ander verandert in het proces van het afgeven van de volmachten aan de penningmeesters van Alzheimer Nederland.

  • De nieuwe penningmeester dient naar de lokale Rabobank te gaan om zich te legitimeren, Hij krijgt daarvoor op verzoek een brief doorgestuurd vanuit Financiële administratie. Voor deze legitimatie dient u een gewaarmerkt kopie van uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs mee te nemen.
  • De medewerker Financiële administratie stuurt de penningmeester een contract tot volmacht van de Rabobank. Dit contract dient ondertekend te worden door de penningmeester. De penningmeester stuurt het getekende contract naar de Financiële administratie van Alzheimer Nederland.
  • Vervolgens laat de medewerker Financiële administratie dit contract ondertekenen door de directeur bestuurder van Alzheimer Nederland en stuurt het naar de Rabobank.
  • De verwerkingstijd hiervoor ligt gemiddeld op vier weken. De Financiële administratie houdt hierover contact met de Rabobank.
  • Als blijkt dat een en ander na drie weken nog niet is geregeld, kan de penningmeester dit doorgeven aan de Financiële administratie.

Wijziging machtiging van penningmeester

Als er een wijziging plaatsvindt ten aanzien van het penningmeesterschap geeft de afdeling dit door aan het secretariaat waarna de procedure voor het aanstellen van een nieuwe penningmeester wordt opgestart.

Bevoorschotting

In zijn algemeenheid vindt bevoorschotting plaats na goedkeuring van de begroting. Om te zorgen dat afdelingen voldoende werksaldo hebben, draagt de medewerker van de Financiële administratie er zorg voor dat er een minimumsaldo van € 1.000,- op elke rekening staat. Er wordt steeds aangevuld met een bedrag van € 2.500,-. Dit is om te voorkomen dat op rekeningen onnodig hoge bedragen staan.

Heeft u incidenteel een groter bedrag nodig om betalingen te verrichten, neemt u dan tijdig contact op met de Financiële administratie. Om tijdig over de gevraagde middelen te kunnen beschikken dient u rekening te houden met een maximale verwerkingstijd van 10 werkdagen.

Bij de bevoorschotting worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

  • Bevoorschotting vindt plaats na goedkeuring van de begroting (kaderbedrag). Het eerste voorschot wordt begin van het jaar betaalbaar gesteld.
  • De hierna volgende bevoorschotting is afhankelijk van het saldo op de rekening van de afdeling. 2 Tussentijds wordt op verzoek van de penningmeester van de afdeling, per e-mail of per telefoon, door de medewerker Financiële administratie geld overgemaakt als het werksaldo onvoldoende is.

Beheer van de bankrekening

Elke afdeling heeft de beschikking over één bankrekening bij de Rabobank. Ten behoeve van de transparantie is het niet geoorloofd dat een afdeling nog een tweede rekening heeft. Formeel kan dit ook niet omdat volgens de richtlijnen van het CBF-keurmerk de directeur/bestuurder zijnde de wettelijk vertegenwoordiger van de rechtspersoon van Stichting Alzheimer Nederland te allen tijde in bezit dient te zijn van een machtiging over alle rekeningen en dat anderen alleen een verleende extra machtiging mogen hebben.

Tekenbevoegdheid

De voorzitter, penningmeester en secretaris worden bij hun aantreden in de benoemingsbrief gemachtigd voor de doen van financiële handelingen tot een maximum van €5000 voor activiteiten binnen goedgekeurde activiteitenplannen. Subsidieaanvragen en nota’s boven de €5000 worden via de regiocoördinator overlegd aan de respectievelijk de bestuurder van Alzheimer Nederland of de teamleider financiële administratie voor ondertekening of betaling.

Bekijk ook:

Vrijwilligerswerk & belasting

Lees verder

Aanvraag e-herkenning

Lees verder

Samenvatting jaarcyclus

Lees verder