Algemene Verordening Gegevensbescherming

Nieuwe contactgegevens moeten op een AVG-passende wijze verworven worden. De AVG schrijft voor dat je geen gegevens mag vragen of vastleggen die niet nodig zijn voor het doel waarvoor je ze gebruikt. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om een postadres te vragen als iemand zich inschrijft voor een nieuwsbrief die per e-mail verstuurd wordt.

Vanaf 18 mei 2018 moeten alle vrijwilligers hun eigen persoonsgegevens beheren in Nexios Vrijwilligers. Hier kun je zelf aangeven welke gegevens zichtbaar zijn voor andere vrijwilligers. Regionale afdelingen en Alzheimer Cafés kunnen in dit systeem ook hun eigen relaties en contactmomenten op een veilige manier registreren.

Hier vind je de intekenlijst die gebruik moet worden in het Alzheimer Café. Elke maand registreer je de gegevens in Nexios Vrijwilligers. Maak bij elke (nieuwe of bestaande) relatie die de flyer wil ontvangen een contactmoment aan, en vermeld hierin de wijze waarop je de gegevens ontvangen hebt. Leg ook elk maand een nieuwe intekenlijst neer. De verwerkte lijsten vernietig je.

Voor het verwerven van adressen voor de nieuwsbrieven voeg je onderstaande tekst toe in je nieuwsbrief en bij de wervingsbutton op de website.

‘Wij gebruiken uw gegevens alleen voor het verzenden van onze regionale nieuwsbrief en om u te informeren over landelijke en regionale activiteiten van Alzheimer Nederland. Uw gegevens worden verwerkt volgens onze privacyverklaring: www.alzheimer-nederland.nl/privacy’.

In de Handleiding Nexios bij het hoofdstuk nieuwsbrieven kan je lezen hoe je hier gebruik van kan maken.

In je mailbericht waarmee de Alzheimer Café flyer en/of de nieuwsbrief verstuurd wordt, geef je duidelijk aan hoe mensen zich kunnen afmelden. Deze tekst verwerk je ook in de papieren versie van de nieuwsbrief/ flyer.

Uw gegevens worden verwerkt volgens onze privacyverklaring: www.alzheimer-nederland.nl/privacy. Als u deze [flyer/nieuwsbrief] niet meer wilt ontvangen, kunt u ons dat per [e-mail, telefoon] laten weten: [e-mailadres, telefoonnummer]. Wij verwijderen uw gegevens dan uit ons bestand.

Verwerk de afmelding ook meteen in Nexios Vrijwilligers. Maak bij de relatie die zich heeft afgemeld een contactmoment aan, waarin je aangeeft dat deze zich heeft afgemeld.

De AVG-regel is dat je enkel persoonsgegevens opvraagt en bewaart die je nodig hebt. Voor een digitale nieuwsbrief of flyer heb je alleen een e-mailadres nodig, en eventueel naam en geslacht om iemand persoonlijk te kunnen aanspreken. Alle andere gegevens verwijder je uit je bestand. Stuur je de nieuwsbrief per post, dan heb je enkel adresgegevens nodig, geen e-mail of telefoongegevens.

Stuur met de eerstvolgende mailing van de nieuwsbrief en/of de Alzheimer Café flyers onderstaande tekst, aanpast en gevuld met jullie gegevens, mee in het mailbericht. De vrijwilligers worden vanuit Alzheimer Nederland benaderd.

Beste relatie,

Momenteel ontvangt u regelmatig de [flyer, nieuwsbrief, …] van [Alzheimer Café xxx, Alzheimer Nederland regio xxx] per e-mail. Binnenkort krijgen wij te maken met de nieuwe privacywet. Deze wet bepaalt dat wij moeten kunnen aantonen dat wij toestemming van u hebben om u onze [flyer/nieuwsbrief] en informatie over landelijke en regionale activiteiten van Alzheimer Nederland te sturen. Daarnaast moeten wij transparant zijn over welke persoonsgegevens wij van u vastleggen en waarvoor wij die gebruiken. Op dit moment hebben wij de volgende persoonsgegevens van u geregistreerd (verwijderen wat niet van toepassing is; het hoeft niet vervangen te worden door de daadwerkelijke persoonsgegevens):

• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Straat, huisnummer, postcode en woonplaats (enkel bij nieuwsbrief /flyer per post)
• E-mailadres (enkel bij digitale nieuwsbrief of flyer)

Wij gebruiken deze gegevens alleen om u de [flyer, nieuwsbrief] van [ons Café/onze regio] te sturen en u te informeren over landelijke en regionale activiteiten van Alzheimer Nederland.
U ontvangt nu al onze [flyer, nieuwsbrief]. Als u die wilt blijven ontvangen, hoeft u nu niets te doen. Wij nemen dan aan dat u geen bezwaar heeft tegen het ontvangen van onze [flyer, nieuwsbrief].
Als u zich wilt uitschrijven, dan kunt u dat op ieder moment doen door [een e-mail te sturen naar/contact op te nemen met…].  Als u meer wilt weten over hoe Alzheimer Nederland omgaat met persoonsgegevens, raadpleeg dan de privacyverklaring: www.alzheimer-nederland.nl/privacy

Met vriendelijke groet,

Verwerk jullie eigen netwerkadressen/relaties in Nexios Vrijwilligers.
Verwerk eventuele reacties in een contactmoment bij de juiste relatie. Hoe dit precies werkt,  kan je nalezen in de Handleiding Nexios in de hoofdstukken nieuwsbrieven en relatiebeheer.

Verwijder alle overzichten met persoonsgegeven uit je papieren en digitale archief op je eigen laptop.  Als je een overzicht op je laptop of computer verwijdert, verwijder het dan ook uit de ‘prullenmand’. Verwijder ook persoonsgegevens uit je eigen persoonlijke e-mailprogramma.

Wat mag niet volgens de AVG/ privacy wet:

• Zonder toestemming persoonsgegevens delen met derden
• Zonder toestemming persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden
• Persoonsgegevens opslaan op je laptop of pc, of in Dropbox, Gmail, of een ander online e-mail of opslagprogramma.

Wat moet je doen:

Datalekken moeten zo spoedig mogelijk gemeld worden bij Alzheimer Nederland. Dus: verlies je je laptop, merk je dat je  computer gehackt is, ben je de inschrijflijst van het Alzheimer Café verloren of zijn er op een andere manier documenten met persoonsgegevens verloren gegaan? Meld dit dan zo snel mogelijk bij de regiocoördinator! Dan kan Alzheimer Nederland actie ondernemen.

Alzheimer Nederland heeft een externe Functionaris Gegevensbescherming: juriste Kors Monster. Zij is als functionaris aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als jurist helpt zij met de interpretatie en toepassing van de wet. Daarnaast hebben wij een interne Privacy Officer, Marijke van Doorn, die alles weet van onze processen en het eerste aanspreekpunt is voor medewerkers en de vrijwilligersorganisatie. De Privacy Officer is te bereiken via het algemene nummer van Alzheimer Nederland, of op privacy@alzheimer-nederland.nl. Natuurlijk kun je haar ook via je regiocoördinator bereiken.

Jazeker! We proberen het voor vrijwilligers zo duidelijk mogelijk te maken hoe zij privacyvriendelijk kunnen handelen. Omdat Alzheimer Nederland aansprakelijk is voor hoe haar vrijwilligersorganisatie dat doet, stellen we duidelijke regels op voor medewerkers én vrijwilligers. Het werken met persoonlijke/privé e-mailadressen en mailbestanden bijvoorbeeld brengt privacyrisico’s met zich mee, vooral omdat we geen zicht hebben op (en geen controle hebben over) de e-mailproviders die gebruikt worden: hoe goed die beveiligd zijn, wat de privacyinstellingen en voorwaarden zijn, in hoeverre mailbestanden up-to-date gehouden worden, enzovoort. Verschillen met andere vrijwilligersorganisaties zullen er altijd zijn, mede door verschillen in tempo bij de implementatie van de AVG, door de aard van de vrijwilligersorganisatie of vanwege ervaren risico’s. 

Volgens het privacybeleid van Alzheimer Nederland mogen er geen lijstjes met persoonsgegevens worden bewaard; persoonsgegevens worden beheerd in Nexios Vrijwilligers. Bij uitzondering mag het wel als alle bestuursleden aantoonbaar akkoord zijn (dus ook met de privacyrisico’s) en wanneer dit bijvoorbeeld in de notulen van een vergadering is vastgelegd. 

Het is de bedoeling dat bestuursleden hun @alzheimervrijwilligers e-mailaccount gaan gebruiken. Je mag dus een groepsmailbestand bijhouden als je jouw @alzheimervrijwilligers e-mailaccount gebruikt én als je de @alzheimervrijwilligers e-mailadressen van je bestuursleden gebruikt.

Privé e-mailadressen mogen alleen gebruikt worden als daar toestemming voor is gegeven door de betreffende vrijwilligers (en dat ook in Nexios Vrijwilligers is vastgelegd bij die vrijwilligers). Let op: dit geldt alleen voor gebruikelijke communicatie waar geen vertrouwelijke gegevens of persoonsgegevens bij komen kijken. Let ook op dat er geen documenten met vertrouwelijke informatie (en zeker niet met persoonsgegevens) worden gemaild als bijlage.

Nee, daar mag geen bestand van op de eigen computer worden bijgehouden. Hiervoor hebben we Nexios Vrijwilligers geïmplementeerd.