Nexios, waar staan we?

Wat een verandering voor jullie als collectecoördinatoren en wijkhoofden: we zijn dit jaar digitaal gegaan! We zijn jullie heel dankbaar voor jullie inzet om deze klus te klaren!

Ons vorige collectesysteem was verouderd, niet AVG-proof en niet meer voor jullie toegankelijk. Daarom hebben we gekozen voor een nieuw systeem met een portal voor alle coördinatoren en wijkhoofden. Daarbij wilden we onze processen efficiënter maken, zodat we kunnen blijven groeien zonder dat de kosten veel hoger worden. Ook wilden we dat de collecte-administratie beter inzichtelijk wordt voor de vrijwilligers.

Jammer genoeg was Nexios niet op tijd operationeel om de bestellingen al via het systeem te kunnen doen. Wel was het indelen van de gebieden en het koppelen van collectanten aan zelf te maken stratenplannen op tijd beschikbaar. Het heeft vooral jullie als coördinatoren en wijkhoofden veel werk gekost om alles goed in het systeem te krijgen. Veel informatie die jullie op papier of in eigen Excel-bestanden hadden staan kan nu vastgelegd en bewaard worden in Nexios. Ook kunnen jullie nu zelf gevonden nieuwe collectanten direct vastleggen, gestopte collectanten ontkoppelen en allerlei mutaties direct vastleggen.

De voordelen zijn er voor ons, maar zeker ook voor jullie (nu en in de toekomst):

  • Je weet welke straten voor goede en minder goede opbrengsten zorgen;
  • Je weet welke gebieden nog niet gelopen worden;
  • Je kunt vastleggen welke gebieden je niet wilt laten lopen;
  • Mutaties zijn direct verwerkt;
  • Je kunt ten alle tijden zien welke collectanten er aan jou gekoppeld zijn;
  • Geen grote stapels post meer, dus minder portokosten;
  • Geen grote hoeveelheden gegevens overtypen die jullie zorgvuldig op papier hebben gezet;
  • Geen kans meer op kwijtraken van post.

En dit rijtje is zeker nog niet volledig.

Is dan alles helemaal goed gegaan? Zeker niet. Geen enkele automatiseringsslag verloopt zonder tegenvallers. Het hele systeem van bouwen verliep langzamer dan gedacht en gehoopt. Doordat de collecte een ‘jaarcyclus’ is, hadden we maar één kans om te starten. Daarbij hebben we de keuze gemaakt om het systeem in één keer te implementeren. Jullie zijn met ruim 1.500 coördinatoren en wijkhoofden, dat is een grote groep. Niet iedereen kan goed overweg met de computer en dat hoeft ook niet. Wij willen ook de mensen die al jaren voor ons de collecte organiseren behouden en ondersteunen voor de collecte. Aan die belofte mogen jullie mij houden. De collecte op zich verandert niet, wel de manier waarop we de persoonsgegevens en de collecte- en financiële gegevens verwerken.

Wat verwachten wij van jullie? Op dit moment vooral feedback! Geef in de enquête die jullie ontvangen hebben aan wat je mist in Nexios en dan kijken wij welke onderwerpen we op kunnen pakken in 2020. Uiteraard kun je dit ook doorgeven aan je relatiebeheerder, of mailen aan collecte@alzheimer-nederland.nl (dan graag in de onderwerpregel ‘Wensen Nexios’ vermelden).

Ik kan niet vaak genoeg uitspreken hoe dankbaar we jullie zijn. Alleen door jullie hulp en feedback hebben we deze slag kunnen maken en kunnen we de collecte in de toekomst laten groeien.

Marjo Schepers, collecteleider Alzheimer Nederland